Tu cherches un rôle stratégique où ta rigueur et ton sens de l’organisation soutiennent directement les activités de la mairesse et du conseil municipal?

Tu excelles dans la gestion d’agenda, la coordination d’événements et le suivi de dossiers multiples dans un environnement dynamique?

Tu souhaites jouer un rôle clé au cœur des décisions municipales en assurant un soutien administratif structuré et proactif?

Ce poste est pour toi!

Travailler à la Ville de Boisbriand, c’est joindre une organisation municipale à taille humaine où tu peux avoir un impact réel, chaque jour. En tant qu'adjoint au Cabinet de la mairesse, ton expertise sera mise à profit au service d’une administration municipale dynamique.

Ta future équipe

Ta gestionnaire directe sera Roxane Huneault-Germain et tu seras entouré d'une équipe dynamique au service des citoyens.

Tes principales responsabilités

• Assister la mairesse dans les activités quotidiennes, rédiger la correspondance, filtrer les appels et gérer l’agenda de la mairesse : selon les besoins, fixer les rendez-vous, convoquer les invités, organiser les rencontres de la mairesse (incluant celles de certains organismes régionaux), procéder aux réservations d’hébergement, inscriptions et paiements relatifs à diverses formations;

• Analyser et traiter la correspondance de la mairesse, les invitations et les demandes relatives aux achats de billets et commandites, subventions et dons, cotisations et abonnements, cours de formation;

• Planifier certaines activités et événements des membres du conseil, tenir à jour le calendrier du conseil municipal, recueillir et confirmer les présences aux demandes de représentation (conférence de presse, ouverture de commerce, lancement, représentation auprès d’organismes, comités et commissions, etc.);

• Planifier et rédiger l’ordre du jour pour les rencontres de travail du conseil, rédiger les sommaires décisionnels pour les séances du conseil pour la mairesse, élaborer les résumés de dossiers servant à la prise de décision du conseil lors des comités pléniers pour les demandes d’achats de billets et commandites, transmettre les décisions aux demandeurs et autoriser le paiement selon la politique d’achat;

• Assurer le suivi des comités et commissions du conseil municipal selon les orientations de celui-ci et coordonner avec les services municipaux concernés pour les différents besoins (appels de candidatures, nominations, création ou dissolution de comités ou commissions, etc.);

• Maintenir à jour les répertoires de correspondances adressées aux membres du conseil municipal;

• Contribuer à la planification des prévisions budgétaires ainsi qu’au suivi budgétaire des dépenses au Cabinet de la mairesse et approuver les factures selon la politique en vigueur;

• Assurer le respect des échéances de versement des subventions accordées sur plusieurs années et en autoriser le paiement;

• Planifier la logistique des mariages civils (célébrant compétent);

• Assurer le suivi auprès des citoyens des plaintes envoyées au Cabinet de la mairesse et faire le lien avec le directeur général et les services municipaux concernés;

• Concevoir, mettre en place et adapter des systèmes et des processus administratifs, divers outils et documents de travail (classement et archivage, registres, contacts, échéanciers, répertoires, etc.);

• Entreprendre les démarches ou les recherches pour compléter les données relatives à différents dossiers et pour faire avancer des projets, en assurer la bonne marche et effectuer le suivi auprès de l’adjointe du directeur général lorsque requis.

Les avantages dont tu profiterais

• Une rémunération annuelle se situant entre 74 110 $ et 92 638 $;

• L’accès au programme d’assurances collectives avec contribution de l’employeur et un généreux fonds de pension à prestations déterminées;

• Des conditions de travail avantageuses incluant des vacances et des congés personnels;

• La santé à portée de main grâce à des services de télémédecine illimités et accessibles en tout temps ainsi qu’un programme d’aide aux employés et à la famille;

• Un coup de pouce pour ton développement : remboursement possible de frais de formation et de scolarité;

• Une carte citoyenne gratuite te donnant accès à diverses commodités à la Ville;

• Des rabais corporatifs te donnant accès à de nombreux avantages auprès de nos partenaires (activités familiales, accès au gym et plus encore!).

• Un horaire de 4 jours et demi : en congé le vendredi après-midi. L'horaire peut occasionnellement dépasser les heures normales; une certaine flexibilité pourrait être nécessaire selon les besoins.

Les prérequis

• Diplôme d'études collégiales en coordination du travail de bureau ou toute autre formation jugée pertinente;

• Minimum de 5 ans d’expérience pertinente, expérience en milieu municipal (un atout important);

• Niveau avancé des logiciels Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote et Teams);

• Excellente capacité en rédaction et maitrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;

• Intégrité, jugement, discrétion et engagement envers la confidentialité des dossiers;

• Capacité d’adaptation aux priorités changeantes et réactivité face aux besoins urgents des différents services;

• Leadership et aptitude à diriger avec agilité dans des contextes complexes et en constante évolution;

• Vision orientée client et résultats, alliée à une grande rigueur dans la gestion de plusieurs dossiers simultanément;

• Professionnalisme, habileté à communiquer et collaborer à tous les niveaux hiérarchiques;

• Esprit d’analyse, sens de l’organisation pour planifier, résoudre des enjeux et proposer des solutions durables;

• Excellentes aptitudes relationnelles, sens de l’écoute, diplomatie et capacité d’évoluer autour d’objectifs communs.

À la Ville de Boisbriand, nous valorisons la diversité et l’inclusion. Nous invitons donc les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées à soumettre leur candidature.

Qui sommes-nous?

Avec une équipe de plus de 400 employés, la proximité est au cœur de notre quotidien à la Ville de Boisbriand. Ici, tout le monde se connait (ou presque!). À la Ville, ce que tu réalises au quotidien a un impact direct auprès des 29 000 citoyens. Ici, tes idées trouvent écho et tes actions laissent une trace concrète.

La Ville de Boisbriand est située au carrefour des autoroutes 13, 15 et 640. Le lieu de travail est facilement accessible en transport en commun, en auto ou même à vélo. À deux pas du bureau, il y a plusieurs espaces verts, une bibliothèque et l’incontournable Faubourg Boisbriand : parfait pour une marche en plein air sur l’heure du dîner, une séance d’entraînement ou pour une virée à l’épicerie avant le retour à la maison!

La Ville de Boisbriand est un milieu de travail stimulant, où tu peux conjuguer ton développement professionnel et ton bien-être personnel.

Ici, tu contribues à plus grand que toi.

Ici, ta carrière est rythmée par notre communauté.